نرم افزارهای بهسان

معرفی بسته نرم افزاری اتوماسیون اداری تخصصی

شناسنامه محصول

• نام محصول: نرم افزار اتوماسیون ISO
• حوزه عملياتي: اتوماسيون اداري
• زمينه اتوماسيون:

_مديريت مدارك:آرشيو الكترونيكي پيشرفته و تخصصي مدارك

_مديريت آموزش:مكانيزاسيون و هدفمند نمودن نيازسنجي،برنامه ريزي،اجرا و كنترل اثربخشي آموزش منابع انساني شركتها و سازمانها

_اقدام پيشگيرانه،اصلاحي و بهبود مدوام: مكانيزاسيون گردش كار حل مساله براساس چرخه؛ طرحريزي،اجرا،كنترل و نهادينه سازي/اقدام

_مديريت تامين كنندگان/پيمانكاران:مكانيزاسيون فرآيند ارزيابي،انتخاب و پايش عملكرد تامين كنندگان/پيمانكاران

_مديريت ابزار اندازه گيري:مكانيزاسيون تقويم زماني بررسي و كاليبراسيون ابزارهاي اندازه گيري و ايجاد سوابق اين بررسي ها

• كاربرد:نرم افزارهاي ياد شده بسته به مورد در شركتها و سازمانهاي خصوصي يا دولتي فعال در خدمات وتوليد كاربرد دارد.

پیشگفتار

• سيستم هاي مديريتي عموما ديوانسالارند و به دليل گردش کارهاي پيچيده، تکراري وهزينه بر،اتلافها، وابستگي کامل آن به نيروي انساني و…همواره معضلاتي را براي سازمانها ايجاد کرده تا جايي که باعث به تاخير افتادن فعاليتها، شکايت مشتريان درون و برون سازماني و به خطر افتادن وظيفه و هدف اصلي آن فعاليت ميشود طوري که پس از مدتي کاربران اين سيستمها ،فعاليت نظام مند را کنار گذاشته يا به صورت کاملا منفک از فعاليتهاي اجرايي و صوري به اجراي آن مي پردازند و نهايتا اثربخشي استقرار يک سيستم مديريتي/ استاندارد کيفي به دليل به حاشيه رانده شدن آن به حداقل خواهد رسيد.
• تهيه کنندگان نرم افزار با درک مسايل فوق و به پشتوانه تجربه آن در محيط واقعي و حضور در بطن اين جريان راه حل خود را با معرفي بسته نرم افزاري که اساس آن الزام استانداردهاي ياد شده است و با گردش کارهاي رايج و مرسوم و تاييد شده توسط صاحبنظران اين زمينه ترکيب شده و توسعه يافته است ارايه مي نمايد.
• در تهيه اين نرم افزار بازخوردهاي حاصل از نظرات دهها مشاور و مميز کيفيت لحاظ شده است.
• در حد مقدورات از چند محصول مشابه خارجي- که در قسمتهاي بعدي اين مطالعه معرفي مي شوند-بهينه گزيني (BENCHMARKING) شده وپس از آن نرم افزاربا تواناييها و امکانات به مراتب متنوع تر و بيشتر نسبت به آنها تهيه شده است .

33 منفعت مهم برای این سرمایه گذاری

1.صرفه جویی در مصرف کاغذ،مواد مصرفی،قطعات یدکی و سرویس و نگهداری تجهیزات مربوط به چاپ و تکثیر

2.صرفه جویی در امکانات مربوط به نگهداری مستندات : پوشه،زونکن،فایل،کتابخانه و محیط کاری

3.كوتاه بودن نرخ بازگشت سرمايه(ROI) كه بین شش ماه تا يكسال است.

4.برقراري امنيت بيشتر براي حفظ ونگهداري اطلاعات.

5.كنترل سطح دسترسي افراد مختلف به اطلاعات.

6.كاهش استرس و اضطراب ناشي از سعي در بخاطر سپاري و فراموش نكردن اجراي به موقع كارهاي ارجاع شده ،فعاليتهاي ادواري تقويم شده و پيگيريها.

7.فراهم آوري زمينه اجراي مديريت علمي و كاهش ضريب اصلاح و تغيير در تصميمات بواسطه در دسترس بودن اطلاعات.

8.كاهش خطا در انجام عمليات بصورت دستي.

9.کاهش نیاز به برگزاری جسات حضوری با توجه به دشواري تنظيم قرار جلسات و صرف وقت قابل توجه كاركنان در اين جلسات.

10.کاهش چشمگیر احتمال بروز خطا در كنترل و اجراي تبعات اصلاحات و تغييرات در مستندات مرتبط سازمان و حفظ يكپارچكي سيستم .

11.حذف مشکل مفقود شدن مستندات/فرمهاي در حال گردش در سازمان و عواقب ناشي از آن.

12.افزايش رضايتمندي در مشتريان درون و برون سازماني

13.امكان رديابي فعاليتهاي در جريان و كنترل زمان ورود و خروج ارجاعات و سرعت پاسخگويي كاربران به آنها

14.امكان كنترل و نظارت مستمر و غير محسوس بر عملكرد كاركنان و توسعه شايسته سالاري

15.ايجاد انعطاف بيشتر در سازمان از طريق سهولت در انجام تغييرات

16.ايجاد چالاكي در سازمان بواسطه دسترسي سريع و ساده به منابع اطلاعاتي تصميم ساز

17.تسهيل در اجراي نظام مديريت مشاركتي از طريق ايجاد سهولت در گردش ، توزيع و دسترسي به اطلاعات

18.تسهيل در مديريت منابع

19.جلوگيري از صرف منابع در فعاليتهاي زايد و يا تكراري/افزايش راندمان وبهره وري

20.كاهش سيكل انجام كار از طريق كاهش زمان انجام كار و سرعت دهي به گردش و توزيع اطلاعات

21.افزايش سطح انگيزش در كاركنان

22.توسعه آرامش در محيط كاري

23.افزایش سرعت جستجو و دستیابی به مستندات:بر اساس گزارشات موسسه مطالعاتی و تحقیقاتی گارتنر به طور میانگین سازمان ها به ازای هر یک از کارکنان 4800 دلار درسال از دست می دهند به خاطر زمانی که صرف جستجو ویافتن مستندات می کنند.(با توجه به تفاوت سطح حقوق و مزایا ایران نسبت به آمریکا و اروپای غربی رقم 4800 دلار را به یک پنجم کاهش دهید)

24.افزایش بهره وری سرمایه به واسطه استفاده از زیر ساخت سخت افزاری و نرم افزاری موجود.

25.کاهش هزینه های تغییر در مستندات: بر اساس مطالعه انجام شده توسط یک شرکت آلمانی با فرض نمونه مدرکی که 25 صفحه و 10 دریافت کننده دارد، هزینه هر بار تغییر این مدرک رقمی حدود 2125 دلار خواهد شد(با توجه به تفاوت های هزینه ای بین ایران و کشور مورد مطالعه پس از تعدیل، رقم 895.000 ریال به ازای هر تغییر برای ایران بدست آمد)

26.کاهش ریسک و هزینه های ناشی از استفاده مستندات منسوخ جایگزین نشده.

27.اطلاع رسانی خودکار تغییر مستندات به کاربران.

28.بهبود مداوم سیستم مدیریت سازمان مشتری از طریق دریافت نسخ جدید نرم افزار که بر اساس بازخوردهای مشتریان در صنایع مختلف کشور بروز شده اند(منبعی برای به اشتراک گذاری و نشر دانش)

29.وجود کارتابل شخصی برای هریک از کاربران نرم افزار تا بتواننداز کارهای ارجاع شده براحتی مطلع شده و آنها را اولویت بندی کنند.

30.امكان تهيه گزارشات متنوع و پيچيده از اطلاعات در كمترين زمان ممكن و به سادگي

31.امکان دسترسی به نرم افزار و انجام امور محوله حتی از کامپیوتر منزل

32.کمک به محیط زیست با کاهش مصرف کاغذ

33.خوانایی مستندات

9 نوع سازمانی که خرید این محصول به آنها توصیه نمی شود:

1.سازمان هایی که استراتژی آنها نظیر استراتژی کمپانی فورد در دهه های اول قرن بیستم است.(تولید همه چیز توسط خودمان حتی قند مورد مصرف برای صرف چای کارکنان)

2.سازمان هایی که فاقد واحد حسابداری صنعتی یا مالی هستند و قادر به محاسبه هزینه های تلف شده و منافع حاصل از صرفه جویی نیستند.

3.سازمان هایی که به دلیل پیاده سازی و یا اجرای نامناسب سیستم های مدیریتی، در حال کنارگذاری آن و پاک کردن صورت مساله هستند.

4.سازمان هایی که کارکنان آنها با کامپیوتر و نرم افزار بیگانه اند و 1001 دلیل برای استفاده نکردن از نرم افزار خواهند آورد.

5.سازمان هایی که پرکردن اوقات کارکنانشان مهمتر از بهره وری ایشان است.

6.سازمان هایی که واحدهای آن به صورت جزایر پراکنده اداره می شوند:واحدهای چنین سازمانی یا فقط به دنبال منافع درون واحدی هستند یا در حال تضاد و تقابل مدام(به اصطلاح موشک زدن به زمین یکدیگر)

7.سازمان هایی که علاقه وافری به بروکراسی انگلیسی ارث مانده از عصر رضاخان دارند.

8.سازمان هایی که اطلاعات و مستندات آنها مهم نبوده و از اهمیت خاصی برخوردار نیستند.

9.سازمان هایی که کارکنان آنها از ترس انگ دریافت کمیسیون هیچ پیشنهادی برای استفاده از امکانات شرکت های دیگر نمی کنند.

قابليتها و ويژگي هاي کلیدی بسته نرم افزاري

• نرم افزار اطلاعات پایه

تعریف درخت تشکیلات سازمانی به صورت نامحدود

تعریف عناوین شغلی,مشاغل و شرح وظایف

ایجاد بانک اطلاعات کارکنان با امکان اختصاص چندین شغل به یک نفر

تعریف کاربران نرم افزار و سطوح دسترسی ایشان به قسمتهای مختلف نرم افزار

تعریف مجاری مجاز برای تایید و تصویب تغییرات در مشاغل و شرح وظایف

وجود گردش کار درخواست,تایید و تصویب تغییرات در مشاغل و شرح وظایف

امکان تعبیه فیلتر جهت ایجاد محدویت در تنوع فایل های الکترونیکی قابل الصاق از قسمت های مختلف نرم افزار

• نرم افزار مديريت مدارك

ايجاد کتابخانه الکترونيک از مستندات سازمان با امکان طبقه بندي ، جستجو و مشاهده

انجام گردش کار اداری فرايند ايجاد,تغییر و ابطال مستندات(طرح,تهیه ، تاييد و تصويب)

مشخص نمودن تغييرات و وضعيت ويرايش جاري مستندات و تهیه خودکار Master List

جمع آوری و انتقال مستندات منسوخ به آرشيو ويژه

امکان مديريت هر نوع مستند الکترونیکی که با نرم افزارهاي تحت ويندوز قابل اجرا باشد.نظیر فیلم,تصویر,صوت,متن,نقشه و…

طبقه بندي و گردش کارمستقل برای مستندات درون و برون سازماني وتحت کنترل داشتن آنها

توليد شناسنامه مستقل براي هر يک از مستندات به گونه اي که کلیه اطلاعات مربوط به ان سند از جمله؛ مجاري تهيه،تاييد(در سطوح مختلف) و تصويب در آن مشخص شود تا گردش کارهاي آتي هر مستند به صورت خودکار انجام شود

تعريف دريافت کنندگان/لیست توزیع هر سند ، تا پس از صدور سند و هر بار تغيير سند به آنها اطلاع رساني شود

تعريف ارتباط مستندات سازمان با يکديگر(ماتریس مدارک) و مراقبت از آن براي حفظ يکپارچگي سيستم و در نظر گرفتن اثر تغيير هر سند بر روي ساير مستندات.

• نرم افزار اقدامات پيشگيرانه ،اصلاحي و بهبود مداوم

گردش كار حل مساله مطابق چرخه دمينگ(PDCA)

رعايت مدل(ديدگاه)هوشين كانري در برخورد با مسايل

طبقه بندي مساله از جنبه هاي مختلف و محل بروز(مساله در محصول،فرآيند،سيستم كيفيت)

طبقه بندي مساله از نظر منشاء(به عنوان مثال؛مساله با منشاء شكايت مشتري،برگشتي،تجزيه وتحليل داده ها يا…)

تعريف بانك شاخص هاي كنترل اثربخشي مساله ،مختص هر سازمان(مثل؛درصد ضايعات،ppm برگشتي يا…)

تكرار بدون محدوديت مرحله حل مساله تا تاييد راه حل

تعيين يك مسوول براي حل مساله و n همكار براي همكاري با وي(كار گروهي)

تعيين مسايل خرد وكلان و ارجاع مسايل كلان به جلسات و شوراها براي بررسي و اعمال نظر

تعيين n مجري براي اجراي راه حل/راه حلهاي مختلف يك مساله (با مهلت هاي مختص به خود)

امكان برگشت مساله به عقب در صورت اثربخش نبودن راه حل اجرا شده

امكان تعيين راه حل موقت(Reaction Plan) براي محدود كردن اثر مساله تا انجام بررسي ريشه اي و مشخص شدن راه حل اساسي مساله

امكان تعميم راه حلهاي موثر به موارد مشابه

اعلان وظايف محوله به افراد از طريق كارتابل اختصاصي ايشان

قابليت رديابي مساله در پروسه حل

امكان گزارشگيري هاي متنوع

و…

• نرم افزار مديريت آموزش

ايجاد سيستم يكپارچه(برقراری ارتباط) بين شرح وظايف، استاندارد آموزشي مشاغل، تعيين نياز آموزشي، برنامه ريزي آموزش و اثر بخشي آموزش

وجود سيستم مستقل براي مديريت شرح وظايف(اضافه،حذف، تغييرات و بازنگري ها براساس مكانيزم و گردش كار درخواست، تاييد و تصويب)

وجود سيستم مستقل براي مديريت استاندارد آموزشي مشاغل(تغييرات و بازنگري ها براساس مكانيزم و گردش كار درخواست، تاييد و تصويب)

انجام تعيين نياز آموزشي مطابق با ISO/TS 16949:2002 و راهنماي IATF بصورت خودكار،وابسته به بانك اطلاعات كاركنان سازمان ، شرح وظايف واستانداردآموزشي مشاغل و تغييرات آنها

انجام تعيين نياز آموزشي دوره اي برا ي بازبيني وضعيت آموزشي پرسنل و اجراي بازآموزي ، طبق دوره زماني تعريف شده.

در اختيارگذاري ابزار و تسهيلات لازم براي برنامه ريزي آموزش

امكان تعريف دوره ها و ايجاد شناسنامه براي آنها و استفاده از اين اطلاعات در تهيه استاندارد آموزشي و برنامه ريزي آموزش(نظير؛نام دوره،هدف دوره،سرفصل و رئوس مطالب دوره،مدرس يا سازمان برگزار كننده دوره و…)

وجود سيستم مستقل براي تعريف و تغييرشناسنامه و محتواي دوره ها بر اساس مكانيزم درخواست،تاييد و تصويب

وجود سيستم اتوماتيك ارزيابي دوره(كوتاه مدت) توسط استاد دوره

وجود سيستم ارزيابي بلند مدت دوره طبق دوره زماني تعريف شده توسط سازمان

• نرم افزار مديريت تامين كنندگان

امكان تعريف چك ليست ارزيابي مرجع تامين كنندگان با آيتمهاي دلخواه و تعداد نامحدود آيتم

امکان تولید چک لیست های ارزیابی متنوع با آیتم های گزینش شده از روی چک لیست ارزیابی مرجع برای استفاده در زمینه های مختلف

امكان تعريف روش سطح بندي(Grading) تامين كنندگان

امكان تعريف سطح قابل قبول براي پذيرش تامين كنندگان به منظور تشكيل خودكارفهرست تامين كنندگان معتبر

ايجاد مكانيزمي براي برقراري ارتباط بين امتيازات ارزيابي و معيار ارزيابي تا از مقايسه امتيازاتي كه معيار و مبناي ارزيابي آنها با يكديگر متفاوت است جلوگيري بعمل آيد

امكان اختصاص ضريب وزني بين 1 تا 5 به سوالات چك ليست ارزيابي

امكان محاسبه خودكار امتياز ارزيابي هر تامين كننده و سطح بندي وي

امكان فعال يا غير فعال كردن يك تامين كننده براي جلوگيري از انجام ارزيابي ها ی بي مورد از تامين كنندگان غير فعال و قراردهي ارفاقي تامين كنندگان غير معتبر در فهرست تامين كنندگان معتبر(در شرايط خاص)

امكان تعريف متد و روشهاي مختلف براي ارزيابي و پايش تامين كنندگان با مسوولين مختلف و دوره هاي زماني مختلف و مشخص

اعلان خودكار زمان ارزيابي و پايش تامين كنندگان به مسوولين ذيربط از طريق نمايش در كارتابل شخصي ايشان

امكان استفاده از امكانات اين نرم افزار براي ثبت و نگهداري اطلاعات كليه تامين كنندگان سازمان حتي تامين كنندگان خارج از محدوده خواسته هاي استاندارد با استفاده از فيلترهاي تعبيه شده در نرم افزار

امکان ثبت سوابق عملکرد تامین کنندگان(خریدهای انجام شده) .

استفاده از بانك اطلاعات تامين كنندگان خدمات آموزشي و كاليبراسيون در نرم افزار مديريت آموزش و كاليبراسيون

• نرم افزارمدیریت ابزار اندازه گیری (Measurement Tools Management)

تعريف شناسنامه براي ابزار اندازه گيري

تعريف دوره كاليبراسيون براي ابزار

وجود سيستم يادآوري و هشدار كاليبراسيون براي ابزارهايي كه موعد كاليبراسيون آنها فرا رسيده است(همزمان برای مسوول کالیبراسیون و استفاده کننده ابزار)

وجود سيستم براي كاليبراسيون موردي(خارج از برنامه) ابزار اندازه گيري

وجود سيستم ثبت نقص ابزار اندازه گيري

ايجاد و نگهداري سوابق كاليبراسيون و بروز نقص ابزار اندازه گيري

امکان الصاق نسخه اسکن شده گواهی کالیبراسیون ابزار و آرشیو آن در بانک نرم افزار

وجود مكانيزم مجزا براي كاليبراسيون درون و برون سازماني

سایر خدمات و محصولات

خدمات مشاوره ،آموزش و برگزاری سمینارهای تخصصی در زمینه ابزارها و سیستم های مدیریت؛کیفیت،ایمنی ،زیست محیطی و…

ارایه فیلم های آموزشی

تهیه و ارسال کتاب و نشریات سفارشی

تهیه و تامین نرم افزارهای تخصصی

طراحی و تهیه پوسترهای آموزشی

برگزاری تورهای علمی-آموزشی با محوریت Benchmark

 درباره شرکت بهسان

تماس با ما

دانلود کاتالوگ کامل شرکت بهسان

دانلود رایگان فایلهای آموزشی و مستندات سیستمهای مدیریت (ایزو)

همراه: 90 20 109 0912

                               2000 373 0935                 

ارسال به: :: :: :: :: :: :: :: :: :: :: ::